Problemas resolvidos Administrativo e financeiro
As contas que se conferiam à mão
Como se automatiza a reconciliação entre faturas e movimentos bancários e se deixa para as pessoas apenas os casos que precisam de olho humano.
Cenário ilustrativo. O seu caso é desenhado de raiz.
O problema
Todos os meses alguém abre o extrato bancário de um lado e a lista de faturas do outro, e vai cruzando linha a linha. É um trabalho que não produz nada de novo: serve só para confirmar que o que já aconteceu está certo.
É também um trabalho onde o cansaço custa dinheiro. Ao fim de duas horas a comparar números, um pagamento em duplicado ou uma fatura por receber passa despercebido, e às vezes só se descobre meses depois.
O que se constrói
- Cruzamento automáticoO sistema liga cada movimento bancário à fatura correspondente por valor, data e referência, e fecha sozinho tudo o que bate certo.
- Só as excepções à mãoO que não bate fica numa lista curta, com a explicação do que está diferente. É aí que a pessoa entra, e só aí.
- Avisos de riscoPagamentos repetidos, valores fora do padrão de um fornecedor e faturas vencidas aparecem assinalados antes de se tornarem um problema.
- Registo de quem confirmou o quêCada decisão fica guardada com data e autor, o que resolve a conversa do fim do ano com a contabilidade.
Porquê à medida e não de prateleira
Este é o tipo de trabalho que a informática faz melhor do que as pessoas: comparar muitos números segundo regras fixas. O erro comum é tentar automatizar cem por cento e obrigar o sistema a adivinhar. Aqui o desenho foi o contrário: automatizar o que é seguro e mostrar com clareza o que não é.
O que muda no dia a dia
- A conferência mensal deixou de ocupar dias.
- Os pagamentos em duplicado passaram a aparecer no próprio dia.
- O fecho do ano deixou de ser uma reconstituição.