Recursos Transição
Como sair do Excel sem parar a empresa
A folha de cálculo levou a sua empresa até aqui e não foi por acaso. O problema não é o Excel: é o dia em que passa a haver mais do que uma versão da verdade.
Os sinais de que a folha deixou de chegar
Existe um ficheiro com _final ou _v2 no nome. Duas pessoas não conseguem trabalhar ao mesmo tempo. Há uma folha que só uma pessoa sabe mexer, e quando essa pessoa vai de férias a empresa espera. Alguém já apagou uma linha sem querer e ninguém deu por isso durante semanas.
Nenhum destes sinais é sobre tecnologia. São todos sobre risco.
O que se ganha, além de deixar de copiar
A diferença maior não é a beleza dos ecrãs, é o registo. Num sistema, cada alteração fica com data e autor, e o que foi apagado pode voltar. Numa folha partilhada, não.
A segunda diferença é o acesso: cada pessoa vê o que lhe diz respeito, e não o ficheiro inteiro com os preços de compra e as margens.
Fazer a mudança por fases
A transição que corre mal é a que acontece toda numa segunda-feira de manhã. A que corre bem faz-se por pedaços, e a empresa nunca deixa de trabalhar.
Primeiro, o processo que mais dói. Escolhe-se um só, normalmente as encomendas ou o registo de clientes, e passa-se esse. As outras folhas continuam a existir.
Depois, o histórico. Os dados antigos são importados e conferidos, com a folha original guardada intacta como rede de segurança.
Por fim, o resto. As folhas seguintes entram uma a uma, já com as pessoas habituadas ao sistema. Quando a última entra, ninguém estranha nada.
O que fazer aos ficheiros antigos
Guardar. Sempre. Um sistema novo não apaga a folha antiga; convive com ela durante o tempo que for preciso, até deixar de ser aberta por hábito.
E o inverso também deve ser verdade: se um dia quiser sair, os dados são seus e têm de sair em formatos abertos, sem pedir autorização a ninguém.