Software à medida ou programa de prateleira: como decidir

Quando um programa de prateleira chega bem

Se o que precisa é o que toda a gente precisa, compre. Faturação certificada, correio electrónico, contabilidade, folhas de vencimento: são problemas resolvidos, muito bem, por programas que custam poucas dezenas de euros por mês.

A regra simples: se conseguir descrever o que quer sem falar da sua empresa, existe um programa que já faz isso.

Quando sai caro comprar

O programa comprado começa a custar quando a empresa tem de se torcer para caber nele. Isso aparece sempre da mesma maneira, e é fácil de reconhecer.

Alguém exporta um ficheiro do programa para o abrir no Excel, faz lá o trabalho verdadeiro e depois volta a carregar. Há um caderno ao lado do computador com a parte que o programa não faz. Paga licenças por pessoa a uma empresa estrangeira e a maior parte dos menus nunca foi aberta. Quando pede uma alteração, a resposta é que está no roadmap.

Nessa altura já está a pagar duas vezes: a licença e o tempo das pessoas a compensar a licença.

A pergunta que resolve a dúvida

Pergunte isto: o que é que a minha empresa faz diferente das outras do mesmo sector, e é isso que a torna melhor?

Essa parte é a que nunca vai encontrar num programa comprado, porque nenhum fabricante desenha o produto à volta da sua excepção. Se a resposta for a maneira de calcular preços, o circuito das encomendas ou a forma como acompanha os clientes, é aí que o software à medida se paga. O resto pode e deve ser comprado.

A resposta costuma ser as duas coisas

Na prática, quase todos os sistemas que fazemos convivem com programas comprados. Mantém-se a faturação certificada pela AT, mantém-se a contabilidade, e constrói-se à medida a parte que é sua: as encomendas, o portal dos clientes, os relatórios que ninguém mais tem.

Trocar tudo de uma vez raramente é boa ideia. Trocar a peça errada é o erro mais caro que se comete nesta decisão.