Quanto custa um portal de clientes para uma PME?

Porque é que a mesma palavra tem preços tão diferentes

Um portal de clientes pode ser uma área com login onde o cliente vê os pedidos em curso e o estado de cada um. Ou pode ser uma área onde também aprova orçamentos, carrega documentos, paga faturas, troca mensagens e tem cinco pessoas da mesma empresa com permissões diferentes. Os dois chamam-se portal de clientes, e entre um e outro há muito trabalho pelo meio.

Por isso a pergunta não tem resposta de tabela. Tem resposta depois de alguém perceber o que o seu cliente vai lá fazer, quantas vezes por mês, e de onde vêm os dados que ele vai ver.

O que se pode fechar antes de começar é o preço. Fazemos isso em 24 horas depois da primeira conversa: o que leva, quando fica a trabalhar e quanto custa, por escrito. Se o âmbito não mudar, o valor não muda.

O que mexe no preço, por ordem de peso

De onde vêm os dados. Se o portal lê do sistema de gestão que construímos, é a parte fácil. Se tem de ir buscar o estado das encomendas a um programa antigo que não foi feito para falar com ninguém, essa ligação costuma ser a rubrica mais pesada do orçamento. Vale sempre a pena perguntar isto primeiro, porque é o que mais faz o número mexer.

Se o cliente só vê ou também faz. Mostrar informação é simples. Aceitar um pedido novo, uma aprovação ou um ficheiro obriga a validar o que entra, a avisar a sua equipa e a decidir o que acontece quando alguém se engana.

Pagamentos e permissões. Deixar pagar por MB WAY ou cartão dentro do portal acrescenta a ligação ao prestador de pagamentos e a conciliação com as faturas. E ter várias pessoas por cliente, uma a ver preços e outra a ver só entregas, é um sistema de permissões. São as duas coisas que mais gente subestima quando imagina o portal.

A primeira versão mais pequena que ainda se paga

Login, lista do que está em curso com o estado actual, e os documentos para descarregar. Com isto, esta versão já tira do caminho a pergunta que a sua equipa responde dez vezes por dia.

A razão para começar aqui não é só o preço. Um portal só vale se os clientes entrarem, e os clientes só entram se for mais rápido do que ligar. Uma versão pequena mostra em poucas semanas quem usa e o que procura, e a segunda fase passa a ser decidida por isso e não por um palpite.

Quem insiste em ter tudo de uma vez paga mais e espera mais tempo para ver o primeiro ganho. Se o orçamento não couber no que imaginou, dizemos, e propomos a primeira fase em vez de cortar às escondidas.

A conta que interessa, e quando não compensa

Conte durante uma semana quantas chamadas e emails a sua equipa recebe só para dizer onde está um pedido, para reenviar uma fatura ou para saber se um orçamento foi aprovado. Multiplique pelos meses do ano e ponha lá o custo da hora de quem responde. É esse número que se compara com o do portal, e não o preço sozinho.

Há casos em que não compensa. Se tem poucos clientes e fala com eles todos os dias ao telefone porque é assim que o negócio funciona, o portal vai ficar vazio. Se os seus clientes são pessoas que compram uma vez por ano, também não vão criar conta em lado nenhum.

E às vezes o problema resolve-se mais barato. Um email automático com o estado do pedido, ou uma ligação no fim da encomenda que abre uma página sem login, faz o mesmo trabalho por uma fracção. Quando é esse o caso, dizemos, mesmo que dê um projecto menor.

O que pesa no preço de um portal