App para a equipa em obra: o que resolve e o que não resolve

O que se perde entre a obra e o escritório

O trabalho em obra regista-se quase sempre duas vezes. Uma na frente de trabalho, num caderno, numa folha amarrotada ou numa mensagem rápida. Outra ao fim do dia, quando alguém pega nisso tudo e passa a limpo para o computador. Entre as duas acontece aquilo que toda a gente conhece: letra que não se percebe, uma folha que ficou na carrinha e trabalhos que ninguém sabe ao certo quando foram feitos.

As fotografias são o caso mais claro. Toda a gente tira fotografias em obra, e quase todas acabam num grupo de mensagens misturadas com avisos de almoço. Passadas três semanas, quando é preciso provar como estava uma parede antes de se mexer nela, ninguém encontra a imagem. Existia, foi tirada, e não serve de nada.

Depois há as horas e os materiais. Se forem escritos de memória ao sábado de manhã, são sempre aproximados, e um valor aproximado numa obra de dois meses dá uma diferença grande no fim. Quem factura por administração directa sente isto logo. Quem trabalha por preço fechado sente mais tarde, quando tenta perceber porque é que aquela obra rendeu menos do que a anterior.

O que uma app em obra resolve mesmo

A primeira coisa é escrever uma vez só, no sítio onde o trabalho acontece. O técnico abre o telemóvel, escolhe a obra, aponta as horas, os materiais gastos e o que ficou feito. Quando chega ao escritório já está lá tudo. O ganho não é o técnico escrever mais depressa, é não haver uma segunda pessoa a passar aquilo a limpo.

A segunda é trabalhar sem rede. Numa cave, numa estrutura de betão ou a trinta quilómetros de qualquer coisa, a rede falha, e isso não pode parar o registo. Uma app bem feita guarda tudo no telemóvel e envia sozinha quando apanhar sinal. Esta é a razão mais forte para ser uma app e não uma simples página no browser, porque uma página precisa de ligação para funcionar bem.

A terceira é a fotografia ficar agarrada ao trabalho. A imagem entra na ficha daquela obra, naquele dia, com a hora, e deixa de viver num grupo de mensagens. No dia em que o cliente discorda de alguma coisa, a prova está onde se vai procurar. E como é tudo o mesmo registo, o escritório sabe hoje o que se passou hoje, e não na segunda-feira seguinte. Isso muda a forma de responder ao cliente que telefona a perguntar como está a obra dele.

O que uma app não resolve

Uma app não cria um processo que não existe. Se cada equipa regista as coisas à sua maneira e ninguém combinou o que é preciso apontar, o programa novo vai receber a mesma desarrumação, só que mais depressa. Essa parte arruma-se antes, com duas ou três regras simples decididas por quem manda na obra, e só depois se escreve software.

Também não resolve a equipa que não quer usar aquilo, e vale a pena dizer isto sem rodeios. Se o registo demorar mais de um minuto, ou obrigar a escrever muito num ecrã pequeno com as mãos sujas, ninguém vai usar. A diferença entre uma app adoptada e uma app abandonada está quase sempre no número de toques que é preciso dar para apontar um dia de trabalho, e não na lista de funcionalidades.

Também não substitui ninguém a olhar para a obra. Não detecta um erro de execução, não avisa que o material chegou errado e não decide nada. Mostra o que foi registado, e pouco mais. Quem compra software à espera de que ele tome conta da obra fica sempre desiludido. E não faz faturação certificada: não fazemos essa parte e ninguém a deve mandar fazer à medida. Ligamo-nos ao programa de faturação que a empresa já usa e os autos de medição, as horas e os materiais seguem para lá já somados, para a fatura sair de onde sempre saiu.

Como se põe isto a andar sem travar a obra

Começa-se por uma coisa só. Na maioria dos casos é o registo diário de horas e trabalhos feitos, porque é o que alimenta tudo o resto e é o que a equipa percebe em cinco minutos. Materiais, fotografias, picagens de entrada e relatórios para o cliente vêm depois, quando a primeira parte já é hábito.

Usa-se o telemóvel que as pessoas já têm. Não é preciso comprar equipamento nem obrigar ninguém a andar com dois aparelhos. A mesma app funciona no iPhone e no Android, construída uma vez e publicada nas duas lojas.

E escolhe-se uma obra para experimentar, não a empresa toda. Uma frente de trabalho durante duas semanas mostra logo o que falta e o que está a mais. É também assim que trabalhamos: recebe a proposta em 24 horas com âmbito, prazo e preço fechado, testa sete dias, e só paga depois disso. Se a equipa não usar, ficámos a saber a tempo.

O que a app resolve e o que continua a depender de pessoas