Software para contabilistas: receber os documentos dos clientes num sítio só

O problema não é o volume, é virem de todo o lado

Um cliente manda por email com os anexos todos juntos. Outro manda fotografias por WhatsApp durante o mês inteiro. Outro aparece no dia 8 com um saco de papéis. E há sempre aquele que garante que já enviou, e ninguém encontra onde.

O custo disto não aparece em nenhuma linha de despesa, mas paga-se todos os meses. Alguém do escritório passa dias a descarregar anexos, a mudar nomes de ficheiros, a perceber se aquela fotografia tremida é uma fatura de combustível ou um talão de parque, e a escrever a mesma mensagem a pedir o que falta. É trabalho que não é contabilidade, feito por quem foi contratado para fazer contabilidade.

A parte que custa mais nem se vê, que é o prazo. Quando os documentos chegam dispersos, ninguém sabe ao certo o que falta até já ser tarde. O fecho acaba por se fazer à pressa nos últimos dias, com a equipa a correr atrás dos clientes em vez de conferir o que já tem em mãos.

O que um sítio só resolve de facto

A ideia é simples. Cada cliente tem uma área com login onde larga os documentos do mês. Arrasta o ficheiro do computador ou tira a fotografia com o telemóvel, e acabou. Do lado do escritório tudo entra arrumado, já com o cliente, o período e o tipo de documento, porque isso foi perguntado no momento do envio em vez de adivinhado uma semana depois.

A peça que costuma valer mais do que o próprio envio é a lista do que falta. O escritório define o que espera de cada cliente em cada mês e o cliente vê o que já entregou e o que ainda deve, sem ter de perguntar nada a ninguém. Quando o prazo se aproxima, o aviso sai sozinho. Deixa de haver uma pessoa a escrever a mesma mensagem a quarenta clientes na mesma semana.

Depois há o sentido contrário, que é metade do trabalho e quase sempre fica esquecido. Os mapas, as guias de pagamento e as declarações que o escritório tem de devolver ficam no mesmo sítio, com data e com registo de quem abriu o quê. Isso acaba com a discussão sobre quem enviou e quando, que é das coisas que mais tempo consomem quando alguma coisa corre mal.

O que isto não resolve, e convém dizer já

Um portal não faz contabilidade nem substitui o programa que o escritório já usa. Não fazemos faturação certificada nem software de contabilidade certificado, e também não o aconselhamos a ninguém: é software que tem de ser comunicado à Autoridade Tributária, existe feito, custa pouco e não há vantagem nenhuma em ter o seu. O que fazemos é a camada à volta, para os documentos chegarem arrumados e seguirem para onde já seguiam.

A leitura automática dos documentos também merece honestidade. Tirar de uma fatura o contribuinte, a data, o total e o IVA funciona bem em documentos digitais e funciona assim assim numa fotografia tirada de lado dentro do carro. Vale a pena, mas tem de existir sempre conferência humana por cima, e quem prometer o contrário está a deixar passar erros para a declaração.

E um portal não muda clientes. Vai haver sempre quem continue a mandar por WhatsApp, porque é o que sabe fazer e porque tem 70 anos. A diferença é que passam a ser três ou quatro em vez de trinta, e para esses mantém-se um caminho de entrada que desemboca na mesma pasta, em vez de fingir que o problema acabou.

Quando compensa e quando é dinheiro mal gasto

Comecemos pelo lado em que não compensa. Se o programa de contabilidade que já usa traz um portal de clientes incluído, use esse, mesmo que não fique exactamente como queria. Se o escritório é pequeno e os clientes já enviam quase todos por email de forma arrumada, o ganho é pequeno e não paga um projecto. E se o problema verdadeiro é não estar definido o que cada cliente tem de entregar, isso resolve-se com uma folha e uma conversa, não com software.

Passa a compensar quando a recolha de documentos é por si só um trabalho a tempo inteiro, ou quando a maneira de trabalhar do escritório é própria. Pastas organizadas à maneira da casa. Regras diferentes conforme o tipo de cliente. Avisos presos ao calendário do escritório e não a um genérico. Entrega directa na pasta certa do programa que já lá está, sem ninguém voltar a mexer. É nestas coisas que os portais feitos para todos ficam pelo caminho.

Se for o seu caso, isto costuma ser um primeiro projecto pequeno: entrada de documentos, lista do que falta e avisos automáticos. O resto, leitura dos documentos, devolução de mapas, vários utilizadores por cliente, vem a seguir, quando a primeira parte já estiver a poupar tempo. Conte o caso e em 24 horas recebe proposta com âmbito, prazo e preço fechado. Testa sete dias e só paga depois. Os documentos ficam guardados em infraestrutura europeia.

Por onde chegam os documentos e o que cada caminho custa