Gestão de stock para lojas pequenas: quando o Excel deixa de servir

Quando é que a folha de stock deixa de servir

Uma loja pequena começa sempre da mesma maneira, e faz bem. Uma folha com os artigos, uma coluna para o que entrou, outra para o que saiu. Enquanto for uma pessoa a mexer e umas centenas de referências, aquilo chega e não custa nada.

O problema aparece no dia em que a folha deixa de estar certa e ninguém sabe desde quando. A venda que não foi descontada porque estava gente à espera ao balcão. As caixas do fornecedor que foram para a prateleira antes de alguém registar a entrada. A devolução que voltou e nunca mais entrou em sítio nenhum. A partir daí a loja compra pelo que vê na prateleira e não pelo que está na folha.

Há um sinal que vale por todos: se antes de encomendar ao fornecedor alguém vai à arrecadação confirmar, a folha já não serve.

O que um sistema de stock tem mesmo de fazer

Descontar sozinho quando se vende. Esta parte não se negoceia. Se a saída de stock depender de alguém se lembrar de a escrever, o sistema novo vai estar errado tal como a folha estava, só que com ecrãs mais bonitos. O stock tem de baixar no momento da venda, sem passo extra para quem está ao balcão.

Avisar do que falta antes de faltar. Cada artigo com um mínimo. Quando desce abaixo desse mínimo, aparece numa lista de compras já separada por fornecedor. É a diferença entre encomendar com calma na segunda de manhã e encomendar à pressa por causa de um cliente que já foi embora sem levar nada.

Tratar os artigos como a loja os trata. Uma camisola não é um artigo, são doze, entre tamanhos e cores. Uma loja de ferragens compra ao metro e vende à unidade. Uma mercearia tem artigos com prazo de validade. Se o sistema obrigar a loja a fingir que isto não existe, a equipa volta ao papel na primeira semana.

Contar o que está na prateleira sem fechar a loja

Nenhum sistema de stock nasce certo. Nasce com os números que alguém lhe deu no primeiro dia, e esses vêm de uma contagem. Vale a pena fazer essa primeira contagem bem feita, porque é ela que decide se daqui a três meses a equipa acredita no que o ecrã diz ou se continua a ir ver à arrecadação.

Depois disso, o inventário não tem de ser um sábado inteiro com a porta fechada. Contam-se duas ou três famílias de artigos por semana, à vez, com o telemóvel na mão a ler os códigos de barras. Ao fim de um ciclo a loja contou tudo e nunca parou de vender.

Mais importante do que a contagem é o que se faz com as diferenças. Quando um artigo aparece sempre a menos, há ali uma saída que ninguém está a registar. Quase sempre é um hábito por arrumar, e convém descobri-lo antes de gastar dinheiro num sistema.

Quando não compensa mudar

Se a loja tem poucas dezenas de referências e uma pessoa ao balcão, não há aqui projecto nenhum. A folha chega bem e o dinheiro fica melhor empregado noutro sítio. Dizemos isto com frequência e não nos custa nada.

Se já usa um programa de caixa que desconta o stock e faz as listas de compras, também não há razão para deitar fora o que funciona. Muita loja pequena fica servida com o que se compra feito, por poucas dezenas de euros por mês. Quando é esse o caso, dizemos, mesmo que dê um projecto a menos para nós.

O sistema à medida passa a fazer sentido quando a loja tem alguma coisa que os programas de prateleira não sabem tratar. Loja e site a puxar do mesmo stock. Artigos que se compram a granel e se vendem embalados. Dois ou três pontos de venda com transferências entre eles. Nesses casos o que conta é a maneira como a loja trabalha, e nenhum programa feito para todos a traz de origem.

O que entra na primeira fase e o que pode esperar