Software de gestão para pequenas empresas: o que precisa mesmo

As quatro perguntas que o sistema tem de responder

Antes de comparar programas, escreva as quatro perguntas que faz todas as semanas e que hoje obrigam a abrir três ficheiros. Na maioria das PME são estas: o que entrou hoje, o que está por entregar e para quando, quem nos deve dinheiro e há quanto tempo, e quanto ganhámos de facto em cada trabalho.

Um software de gestão que responde a estas quatro sem cliques a mais está a fazer o seu trabalho. Um que tem duzentos menus e obriga a exportar para o Excel para chegar a estas respostas está a cobrar-lhe uma licença para nada.

O que é ruído vendido como funcionalidade

Os programas de gestão genéricos são feitos para servir milhares de empresas diferentes, por isso incluem tudo o que alguma empresa alguma vez pediu. Módulos de recursos humanos que nunca vai abrir, gestão de projectos ao estilo das consultoras, painéis com trinta gráficos em que nenhum é o que interessa.

O sinal mais claro de que está a pagar ruído é a mensalidade por utilizador. Paga por cada pessoa que entra, mas cada pessoa usa uma fatia pequena e diferente do programa. Ao fim de cinco anos, a soma das licenças costuma ser maior do que um sistema feito de propósito, e no fim não fica com nada.

Quando comprar e quando fazer

Compre quando o que precisa é igual ao de toda a gente. Faturação certificada, contabilidade, salários: são problemas resolvidos e nós próprios recomendamos que os mantenha comprados.

Faça à medida quando a forma como trabalha é a razão de ter clientes. Os preços diferentes por cliente, o circuito das encomendas, a maneira de acompanhar cada obra ou cada paciente. Nenhum fabricante desenha o produto à volta da sua excepção, e é aí que a empresa se torce para caber no programa.

Na prática, quase sempre é uma mistura: mantém-se o certificado para a fatura, e constrói-se de propósito o que está entre o pedido do cliente e a fatura.

Por onde começar sem parar a empresa

Nunca pelo sistema inteiro. Escolhe-se o processo que mais dói, quase sempre as encomendas ou a cobrança, e passa-se só esse. As folhas de cálculo que servem o resto continuam a viver enquanto for preciso.

Quando a primeira parte está a trabalhar e a equipa já a usa sem pensar, entra a seguinte. Ninguém tem um dia de corte, e o sistema cresce ao ritmo da empresa em vez de a obrigar a parar.

O que interessa comparar