Programa de gestão de encomendas para distribuidoras: o que tem de ter

Onde é que as encomendas se perdem hoje

Quase nunca se perde uma encomenda inteira. Perde-se um pedaço: a linha que o comercial acrescentou por telefone e ninguém passou ao armazém, o desconto que ficou combinado na cabeça de alguém, a entrega que foi adiada e o cliente não soube.

O padrão é quase sempre o mesmo. A encomenda entra por três caminhos diferentes, telefone, email e comercial na rua, e só se junta toda quando alguém a escreve outra vez num programa. É nesse passo que as coisas se perdem, porque quem passa o dia a copiar acaba por se enganar.

Antes de escolher programa nenhum, vale a pena contar quantas vezes a mesma encomenda é escrita do princípio ao fim. Na maioria das distribuidoras que vemos, são três.

O que tem mesmo de ter

Preços por cliente, com as regras verdadeiras. Numa distribuidora quase nunca há um preço só. Há escalões, há condições negociadas, há o cliente antigo que ficou com uma tabela própria. Se o programa não souber essas regras, alguém vai continuar a corrigir preços à mão, e é aí que aparece o erro caro.

Estado da encomenda visível para quem precisa. O comercial tem de poder ver se já saiu sem ligar ao armazém, e o armazém tem de ver o que entra hoje sem esperar por um mapa. Um estado por encomenda, actualizado por quem faz o trabalho, resolve metade dos telefonemas internos.

Encomenda a partir do telemóvel. Quem anda na rua não volta ao escritório para escrever o que vendeu. Se o comercial puder registar no momento, a encomenda entra uma vez só e entra certa.

As ligações que fazem a diferença

Um programa de encomendas que vive sozinho troca um problema por outro. O valor está nas ligações aos sistemas que já lá estão, e são poucas as que interessam mesmo: o stock, a faturação e a expedição.

Não fazemos faturação certificada, e ninguém sério devia propor fazer à medida. Ligamo-nos ao programa certificado que a empresa já usa, para que a fatura saia de lá com os dados da encomenda já preenchidos. O mesmo para a transportadora: a guia sai com a morada e os volumes que já estão no sistema, em vez de serem escritos outra vez num portal.

Cada ligação é trabalho, porque do outro lado está o sistema de outra pessoa com as regras dela. Mas é a parte que devolve horas todas as semanas, e é a primeira a pagar-se.

Quando não compensa trocar

Se a distribuidora trabalha com poucos clientes, preços iguais para todos e encomendas que entram só por email, um programa à medida é dinheiro mal gasto. Há programas de prateleira que fazem isso bem e custam pouco por mês. Dizemos isso a quem nos procura nessas condições.

Também não compensa quando o problema não é o programa. Se as encomendas chegam erradas porque ninguém confirma o que o cliente pediu, o sistema novo vai registar os mesmos erros mais depressa. Essa parte arruma-se primeiro, com regras, e só depois se automatiza.

Compensa quando as regras de preço são suas e diferentes das dos outros, quando há gente a copiar a mesma encomenda para mais do que um sítio, e quando o número de encomendas cresceu mais do que a equipa. Aí a conta faz-se sozinha.

O que tem de ter, e para que serve