Como ligar a loja online ao stock e à faturação

Onde é que o site e a loja se desencontram

Quase toda a gente abre a loja online da mesma maneira. Escolhe-se uma plataforma, carregam-se os artigos à mão e as primeiras encomendas são poucas, por isso alguém trata delas sem grande problema. O site vive de um lado, a loja vive do outro, e nos primeiros meses ninguém sente falta de nada.

O desencontro começa quando o mesmo artigo passa a vender-se nos dois sítios. Um cliente compra no site a última peça que já tinha saído da prateleira na véspera. Alguém telefona a pedir desculpa, devolve o dinheiro e fica uma avaliação má escrita para sempre. A reacção costuma ser esconder artigos do site por precaução, e a partir daí a loja online passa a vender menos do que podia por medo de vender o que não tem.

Do outro lado está a faturação. As encomendas chegam por email e alguém abre o programa de faturação e escreve tudo outra vez. Nome, contribuinte, morada, linhas, portes. Numa semana calma são vinte minutos por dia. Em Dezembro são duas horas, e é em Dezembro que aparecem os enganos que depois dão notas de crédito.

Um stock só, com um sítio a mandar

Alguém tem de mandar. A primeira decisão não é técnica, é de gestão: qual é o sítio onde o stock é verdade. Na maioria das lojas é o sistema interno, porque é lá que entram as compras aos fornecedores e as vendas ao balcão. O site passa a receber esse número e deixa de ter opinião própria. Enquanto houver duas contagens a discutir uma com a outra, não há ligação que resolva.

Reservar na hora, não à noite. Uma encomenda que entra no site tem de tirar o artigo do stock no momento em que entra, e não numa actualização que corre de madrugada. É esse intervalo que faz vender duas vezes a mesma peça. Quando a plataforma não deixa avisar de imediato, trabalha-se com uma margem de segurança nos artigos de que só há um ou dois, que é uma solução menos bonita mas honesta.

As devoluções contam. Em venda online devolve-se muito mais do que ao balcão, e cada artigo que volta tem de entrar outra vez no stock e gerar o documento certo. Esta é a parte que fica quase sempre de fora nas ligações feitas à pressa, e é a que faz o stock começar a desviar-se ao fim de três meses sem ninguém perceber porquê.

A faturação liga-se, não se refaz

Não fazemos faturação certificada e ninguém a deve mandar fazer à medida. É software que tem de ser comunicado à Autoridade Tributária, custa pouco já feito e não há vantagem nenhuma em ter o seu. O que fazemos é ligar a loja ao programa certificado que a empresa já usa, para que o documento saia de onde sempre saiu, com a numeração que sempre teve.

O que passa na ligação é mais do que o total da encomenda. Vão os dados do cliente, o contribuinte quando ele o indica, as linhas com os artigos e as quantidades, os descontos, os portes e a taxa de IVA de cada linha. Vai também a forma como foi pago, porque uma encomenda paga por cartão no site não se trata como uma que fica a pagamento na entrega. Se isto não for combinado ao detalhe no início, a contabilidade descobre a diferença no fim do trimestre e alguém passa um dia a corrigir.

Vale a pena dizer o que a ligação não faz. Não arruma artigos sem referência, não inventa taxas de IVA para quem as tem mal preenchidas e não resolve vendas para fora do país, que têm regras próprias e precisam de ser pensadas à parte. Uma ligação só é tão boa quanto os dados que encontra dos dois lados.

Por onde começar e quando não compensa

Começa-se pelo stock e só pelo stock. É a ligação que evita o prejuízo mais caro, que é vender o que não existe, e é a que a equipa percebe sem explicação nenhuma. A faturação vem logo a seguir, porque é a que poupa mais tempo por semana. Tudo o resto, estados de encomenda para o cliente, marketplaces, preços por cliente nas vendas a empresas, pode esperar pelo segundo mês sem que ninguém sinta falta.

E há o caso em que não compensa ligar nada, que dizemos com frequência. Se o site traz meia dúzia de encomendas por semana, o tempo que isso ocupa não paga um projecto. Se a plataforma que usa já tem uma extensão feita para o programa de faturação que tem, instale essa extensão e poupe o dinheiro. Muita loja pequena fica servida com o que se compra feito, e preferimos dizê-lo a vender um trabalho que não era preciso.

Passa a fazer sentido quando o volume pesa ou quando a loja tem alguma coisa que as extensões de prateleira não sabem tratar. Artigos que se compram a granel e se vendem embalados. Conjuntos vendidos como um artigo mas descontados peça a peça. Dois pontos de venda e um site a puxar do mesmo stock. Preços combinados por cliente nas vendas a empresas. Nesses casos o que conta é a maneira como a loja trabalha, e isso nenhuma extensão feita para todos traz de origem. Se for o seu caso, recebe a proposta em 24 horas com âmbito, prazo e preço fechado, testa sete dias e só paga depois.

O que ligar primeiro e o que pode esperar