Migrar de um programa antigo sem perder o histórico

O receio não é do programa novo, é do que fica para trás

Dentro do programa antigo estão doze anos de clientes, de reparações, de encomendas e de preços combinados com gente que ainda compra. Ninguém quer ser a pessoa que carregou no botão a seguir ao qual isso desapareceu. É por isso que tanta empresa continua a pagar uma licença que já não serve.

O receio faz sentido, mas costuma estar apontado ao sítio errado. Uma migração mal feita dá para repetir, porque os dados antigos continuam no sítio onde sempre estiveram enquanto ninguém os apagar. O que não dá para recuperar são os anos a trabalhar à volta de um programa que já não acompanha a empresa, com meia dúzia de folhas de cálculo a tapar os buracos.

Convém dizer uma coisa logo no início: os dados são seus. Estão guardados num programa de outra pessoa, mas a informação dos seus clientes e das suas vendas pertence à sua empresa. Pedir uma exportação completa não é um favor, é um direito, e vale a pena pedi-la por escrito antes de haver qualquer conversa sobre mudar de fornecedor. A resposta a esse pedido diz-lhe muito sobre com quem está a trabalhar.

Nem tudo o que lá está dentro precisa de vir

A primeira decisão é a que mais poupa dinheiro, e quase ninguém a toma: separar o que tem de viver dentro do sistema novo do que basta ficar guardado e pesquisável. Trazer tudo por precaução é caro, demora e enche o sistema novo de lixo que ninguém abre. O que a empresa usa de facto costuma ser uma parte pequena do que está acumulado.

Vem quase sempre o que serve para trabalhar amanhã de manhã. Clientes e fornecedores com contactos e condições. Artigos com os preços em vigor e os preços especiais de cada cliente. Saldos em aberto e contas por regularizar. Stock actual. E o histórico de que a operação precisa mesmo, como as reparações por matrícula numa oficina, os contratos em vigor numa mediadora ou as medições de uma obra que ainda está a decorrer.

Fica em arquivo o que a lei obriga a guardar mas ninguém consulta: faturas de há sete anos, registos de um serviço que já não presta, contactos de quem não compra desde 2016. Isso guarda-se em ficheiros abertos e legíveis, com a exportação original ao lado, num sítio onde se procura por nome ou por data. Um arquivo assim custa uma fracção de uma migração completa e resolve o mesmo medo.

Como se faz sem a empresa parar

A migração que corre mal é a que se faz uma vez, à pressa, num fim de semana, com a esperança de que na segunda esteja tudo lá. A que corre bem faz-se três vezes: uma de ensaio, uma de conferência e só depois a verdadeira. Entre elas descobrem-se as coisas que ninguém sabia, como o campo das observações onde a equipa escreveu durante anos informação que não cabia em mais lado nenhum.

Conferir não é olhar para o ecrã e achar que está bem. É escolher meia dúzia de números que a empresa conhece de cor e vê-los bater certo dos dois lados. Quantos clientes activos. O total faturado do ano passado. O saldo em aberto de três clientes à escolha. As dez referências com mais stock. Se estes batem, o resto costuma bater. Se não batem, é melhor saber antes de a equipa começar a trabalhar no sistema novo.

Depois há o período em que os dois convivem. O programa antigo não se desliga no dia em que o novo entra. Fica a ler, sem ninguém escrever lá nada, durante o tempo que for preciso para a equipa ganhar confiança e para fechar o ano fiscal em paz. Só então se cancela a licença, já com uma cópia completa guardada do lado da empresa. E se o programa antigo for o de faturação certificada, esse não se migra de todo: não fazemos faturação certificada, ligamo-nos ao programa que o cliente já usa, e os documentos fiscais continuam a sair de onde sempre saíram.

Quando não compensa, e quando o histórico não dá para salvar

Comecemos pelo lado em que a resposta é não mudar. Se o programa antigo faz o que a empresa precisa e o incómodo é só o aspecto dele, poupe o dinheiro. Se o fornecedor ainda responde e aceita fazer as alterações que lhe pede, também. E se o problema verdadeiro é ninguém dentro da empresa saber usar metade do que está pago, a solução é formação, não um sistema novo.

Há também casos em que o histórico não vale o que custa trazer. Quando o programa antigo só deixa imprimir listagens em PDF e não exporta nada, reconstruir dados a partir dessas folhas é trabalho manual puro e sai caro depressa. Quando os mesmos clientes estão repetidos de quatro maneiras diferentes, importar tudo é levar a confusão para o sítio novo. Nesses casos traz-se o essencial, confere-se à mão o que for pouco, e o resto vai para arquivo. Dizemos isto antes de começar, não a meio.

Quando compensa, uma migração é uma parte do projecto como as outras, com um preço que fica fechado na proposta em vez de aparecer como extra no fim. Conte o caso, diga qual é o programa que usa hoje e se já alguma vez conseguiu exportar dados dele, e em 24 horas recebe proposta com âmbito, prazo e preço fechado. Testa sete dias e só paga depois. Os dados ficam em infraestrutura europeia e saem de lá em formatos abertos no dia em que os quiser levar para outro sítio.

O que fazer a cada tipo de informação